Система зворотного зв’язку — один із засобів, який дозволяє зменшити кількість крадіжок у компанії

Багато аграріїв скаржаться, що рівень крадіжок серед співробітників їх компаній перевищує усі можливі межі. Вони зсипають зерно, зливають паливо. Топ-менеджери, що перебувають на верхівці піраміди, продають продукцію пов’язаним фірмам нижче собівартості. Здається, ніби усі вони забули, що від процвітання компанії, в якій вони працюють, залежить і їх власний добробут. Якщо власник не контролює операційну діяльність, менеджери іноді примудряються вкрасти половину річного обороту компанії.

Запобігти крадіжкам та махінаціям персоналу дозволяє система зворотного зв’язку.

Це програмне забезпечення, яке встановлюють на комп’ютер кожному співробітнику, і він у будь-який момент може написати безпосередньо власнику про всі кричущі події. Програма дозволяє консолідувати, якісно сортувати, відпрацьовувати і зберігати інформацію, отриману від співробітників. Система призначена для власників та служб безпеки компаній. Користувачами системи також можуть бути зовнішні консультанти, у яких є реальна практика розслідування такого роду ситуацій.

Згідно зі статистикою Міжнародної асоціації сертифікованих професіоналів по боротьбі із шахрайством, за допомогою системи зворотного зв’язку щорічно на підприємствах розкривається не менше 25% злочинів, скоєних топ-менеджерами і менеджерами середньої ланки. Розкриття злочинів деякою мірою запобігає появі нових, економить фінансові ресурси, які можна спрямувати на розвиток компанії.

Як правило, співробітники повідомляють про три основні види порушень. До першого належать чутки про те, що хтось когось образив. До другого — повідомлення, що хтось щось вкрав. А до третього — інформація про великі фінансові втрати компанії через використання якоїсь схеми або передачу на сторону великих замовлень, клієнтів, продаж комерційної інформації конкурентам.

Усі повідомлення можна відфільтрувати за пріоритетністю за допомогою спеціальної вкладки. Вони автоматично розподілятимуться в окремі кластери. У кожного кластера є термін реагування на повідомлення. На одні звернення варто реагувати миттєво, на інші — протягом тижня-двох. Миттєвого реагування вимагають повідомлення про порушення третього рівня, оскільки у співробітників, що вчиняють їх, набагато вища матеріальна відповідальність і наслідки для компанії можуть бути набагато серйозніші, якщо не вжити певних заходів. У міру використання системи у власника та служби безпеки з’явиться розуміння: що важливо, а на що взагалі не варто звертати увагу.

Вартість продукту не велика: від $20 до $2000 за підписку на чотири тижні залежно від розміру компанії. На мій погляд, $20 не настільки великі гроші, особливо у порівнянні з масштабами крадіжок. Проте витративши їх, ці масштаби можна суттєво зменшити. Система зворотного зв’язку — універсальний продукт. За статистикою, одна людина може контролювати не більше чотирьох підлеглих, тож якщо в компанії понад 10 співробітників, вже є сенс її встановити.

Власники невеликих компаній можуть відслідковувати в особистому кабінеті всі повідомлення, що дозволяє їм бути в курсі взаємин у колективі. Найактивніших дописувачів і поширювачів чуток варто звільняти, адже вони лише дезінформують керівництво і псують корпоративний клімат.

Тут може постати запитання: як відрізнити цінну інформацію від помилкового звинувачення? Чи не зіпсує збиральництво скарг та чуток атмосферу в компанії? Ні, швидше за все, виявить усі існуючі проблеми та конфлікти. А в по-дальшому багато що буде залежати від роботи служби безпеки та її вміння реагувати і вирішувати конфліктні ситуації. Використання системи дозволить співробітникам відчути, що власник не міфічний персонаж, що він на відстані витягнутої руки, слухає, чує, реагує, вживає заходів.

Існує теорія розбитих вікон, що розглядає незначні правопорушення як активний фактор, що впливає на рівень злочинності в цілому. Згідно з нею основною причиною виникнення шахрайства є байдужість, особливо до дрібниць. А це найстрашніше, адже все починається з дрібниць. У книзі «Жорсткий менеджмент. Примусьте людей працювати на результат»

Ден Кеннеді розповідає, що, коли у 90-ті роки минулого сторіччя мером Нью-Йорка став Рудольф Джуліані, він разом з комісаром поліції почав боротися зі злочинністю. Першими кроками на цьому шляху були витирання графіті та введення штрафів у метро за безквитковий проїзд. Здавалося б, він присікався до дрібниць. Але тим самим він дав зрозуміти мешканцям міста, й у першу чергу правопорушникам, що злочинцям навіть дрібниця з рук не зійде. Така політика сприяла появі певних бар’єрів, які змушують замислитися про наслідки, перш ніж робити злодіяння.

Так і наявність системи зворотного зв’язку підштовхує до того, щоб зважити всі за і проти і тільки потім робити той чи інший вчинок, — сама система служить додатковим бар’єром. Так чи інакше все таємне стає явним.

Велика українська компанія за допомогою зворотного зв’язку розкрила схему, що успішно працювала роками і завдала шкоди на десятки мільйонів гривень. Здійснював махінації один із менеджерів, що займався закупівлями. Служба безпеки вирішила його перевірити.

Він говорив, що перебуває в одному місці, а сам був у іншому, говорив, що влаштовує прозорі тендери, а сам брав kick backs. Його відфіксували за допомогою інших джерел інформації. Порівняли свідчення. Перевірили зі зворотного боку, виявилося, що він регулярно кладе собі до кишені велику суму грошей. Але без скрупульозної роботи служби безпеки виявити це не вдалося би. Отже, запускаючи систему зворотного зв’язку, необхідно бути готовим до роботи з отриманою інформацією, перевіряти гіпотези і чутки. Той, у кого немає штатних одиниць для перевірки, не готовий до впровадження. І йому доведеться змиритися з тим, що у нього будуть регулярно пропадати певні суми. При ефективному опрацюванні хоча б половини отриманих від співробітників звернень можна на половину, а то й на 70% знизити рівень шахрайства у компанії.